Praktijkvoorbeeld: procedure bij (tijdelijke) invoer van een kunstwerk voor een tentoonstelling

Moet een kunstwerk tijdelijk ingevoerd worden voor een tentoonstelling? Dan doorloop je het best de volgende stappen. 

Voor het op transport plaatsen

  • Zorg voor een verzekeringsattest bij een contractueel vereiste verzekering ‘nagel tot nagel’

Volgens internationaal aanvaarde gebruiken moet je het bewijs leveren dat het kunstwerk is verzekerd op straffe van weigering van transport vooraleer het transport wordt begonnen. Die verplichting kan ook zijn opgenomen in een clausule van de leenovereenkomst. De verzender of de aangestelde transportagent kan dat attest opvragen.

  • Maak het condition report op voor de bekisting

Het condition report is een getuigenis van de staat waarin het kunstwerk zich bevindt bij het vertrek of aankomst. Zo staat vast of het kunstwerk schade heeft opgelopen tijdens het transport. Bij voorkeur wordt het report in het bijzijn van getuigen of de belanghebbende partijen opgesteld. Als het financiële risico zeer hoog is en de bewijskracht absoluut moet zijn, kan het aangewezen zijn dat te laten doen door een persoon die daartoe wettelijk is bevoegd. In België is dat de gerechtsdeurwaarder. De kopie van het condition report wordt doorgezonden naar de bestemmeling, eventueel gehecht aan de kist.

  • Regel de bekisting

Omdat de handling van een onbeschermd kunstwerk uiterst risicovol is, moet een kunstvoorwerp worden bekist op de plaats waar het hangt, staat of opgeborgen is.

  • Zorg voor het begeleidend document: de factuur

De afzender moet aan de transporteur een factuur (meestal kopie) van de te vervoeren inhoud meegeven, al dan niet ‘pro forma’ en eventueel een kopie van de factuur in een plastic envelop op de verpakking aanbrengen. De feitelijke vervoerder zorgt vervolgens voor de nodige douanedocumenten en het inklaren en uitklaren, indien nodig.
 

Tijdens het transport

Je kunt de evolutie van het transport volgen via de expediteur of via tracking op internet om eventuele problemen bij het inklaren of uitklaren snel op te lossen.
Soms is het aangewezen dat het transport wordt begeleid door een deskundige die instructies geeft bij de handling. Bijvoorbeeld bij het open maken van de kisten door de douane als de vervoerde lading wordt nagezien.
 

Bij aankomst op de bestemming

  • Ontkisten: op de plaats waar het kunstwerk wordt geplaatst of gehangen.
  • Condition report na het ontkisten: onmiddellijk na het transport wordt opnieuw een condition report opgesteld om eventuele schade opgelopen tijdens het transport vast te stellen. Het conditon report na transport moet worden vergeleken met het condition report dat werd opgesteld voor het bekisten. Zo kan de verzekeringsmaatschappij bepalen of de schade is opgelopen tijdens het transport. De verzekeringsmaatschappij doet dat om haar eventueel verhaalrecht op de transporteur te beschermen. In veel gevallen wordt er verzuimd het eerste condition report door te sturen en zul je het moeten opvragen.

Opmerking: eventueel kan het kunstwerk alleen worden ontkist om redenen van condition report en daarna terug bekist worden voor bewaring.
 

Checklist werkprocedure

CHECKLIST INTERNATIONAAL TRANSPORT

 

Vooronderzoek transport

 

Aanvraag verzekering +attest

 

Verzekeringsattest beschikbaar

 

Toezenden verzekeringsattest

 

Afspraken met transportagent

 

Factuur + complementaire uitvoerdocumenten

 

Betaling transport & verpakking/bekisting

 

Plannen ophalen & verpakking/bekisting

 

Conditierapport (condition report)

 

Bekisting

 

Toezenden conditierapport (condition report)

 

Ophalen

 

Pre-clearance documenten

 

Pre-clearance

 

Voorziene aankomst

 

internationaal transport

 

Aankomst customs gateway

 

Organisatie vervoer & clearance

 

Invoer- en douaneformaliteiten

 

Problemen oplossen

 

Plannen aankomst

 

Aankomst

 

Ontkisting

 

Conditierapport

 

Toezenden conditierapport 

 

 



 

x

Cookies

Deze website gebruikt zowel functionele als niet-functionele cookies. Voor het plaatsen en uitlezen van niet-functionele cookies hebben wij uw voorafgaande toestemming nodig; voor functionele cookies niet. U kunt het gebruik van cookies later nog wijzigen en uw voorkeuren aanpassen.
Meer info in ons Cookiebeleid.
Akkoord