Elektronische facturatie

Wanneer je samenwerkt met een overheidsinstantie of een organisatie die valt onder de wetgeving overheidsopdrachten, kom je in aanraking met elektronische facturatie.

Elektronische facturatie of e-facturatie zijn facturen die volgens een specifiek gestructureerde elektronische vorm zijn opgesteld, verzonden en ontvangen. Wat is e-facturatie dan niet? Facturen die als elektronische beeldbestanden (zoals bijvoorbeeld pdf) worden doorgestuurd.

Sinds 2022 is er gespreide inwerkingtreding voor de verplichting om gebruik te maken van e-facturatie. Zo zullen ondernemers die samenwerken met een overheidsinstantie verplicht worden om een e-factuur op te stellen. Deze verplichting geldt voor overheidsopdrachten en consessieovereenkomsten.

De verplichting van elektronische facturatie is afhankelijk van het drempelbedrag van de opdracht en de volgende data: 

• Voor de overheidsopdracht die bekend is gemaakt vanaf 1 nov. 2022 en het geraamde bedrag van de opdracht hoger ligt dan de Europese drempelbedragen.  
• Voor de overheidsopdracht die bekend is gemaakt vanaf 1 mei 2023 voor overheidsopdrachten en waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger dan 30.000 EUR, zal de verplichting intreden op 1 mei 2023.
• Voor de opdrachten die bekend zijn gemaakt vanaf 1 maart 2024, voor overheidsopdrachten waar er geen bekendmakingsverplichting is, of waar de waarde lager dan 30.000 euro ligt.

Er bestaan uitzonderingen voor:

• opdrachten die de waarde van 3.000 euro niet overstijgen;
• en opdrachten boven de 3.000 euro die geplaatst zijn door autonome overheidsbedrijven als bedoeld in art. 54/1 van de wet van 21 maart 1991 (zoals Proximus en bpost) of opdrachten die worden geplaatst in het kader van ontwikkelingssamenwerking die worden geplaatst door diplomatieke vertegenwoordigers.

Handig om te weten: er bestaan verschillende drempelbedragen afhankelijk van het soort opdracht. Voor de huidige drempelbedragen verwijzen we door naar deze pagina van de Vlaamse overheid.

De vermelde drempelbedragen zijn excl. btw.

Als aanbestedende overheid (opdrachtgever) ben je verplicht om facturen elektronisch te ontvangen en verwerken. Als aanbestedende overheid (opdrachtgever) ben je ook verplicht om in het opdrachtdocument te vermelden om de facturen elektronisch op te stellen.

Er is geen sanctie voorzien wanneer je als ondernemer de elektronische factuur niet gebruikt of de elektronische factuur niet voldoet aan de gestelde normen. In dit geval kan het wél zijn dat de aanbestedende overheid (opdrachtgever) jouw factuur als onregelmatig beschouwd. We raden dus aan om een elektronische factuur op te stellen om dit te vermijden.

Op de site van de Vlaamse overheid vind je een fijn en helder stappenplan met betrekking tot het opstellen van een systeem rond e-facturatie.

1. Gebruik je boekhoudsoftware? Bekijk dan zeker het document ‘Hoe elektronisch factureren?’ van de Vlaamse overheid om na te gaan of jouw software e-facturen kan opstellen.
2. Ga na of de aanbestedende overheid e-facturen kan ontvangen en verwerken.