Ben je binnen de organistie de structuur van de bestuursorganen aan het herdenken? Wil je vanuit een nieuwe strategie nadenken over de werking van de verschillende vergaderingen? Wens je wat meer te weten te komen over hoe een onderneming vergadert en wat er nog meer kan naast de wettelijke verplichtingen?
Per type vergadering kijken we naar wat de wettelijke verplichtingen (A) en waar de organisatie rekening mee houd in het kader van goed bestuur (B).
Algemene vergadering
A. WETTELIJK
Een algemene vergadering komt minstens 1 maal per jaar samen.
Wie nodig je uit?
- Alle wettelijke (werkelijke) leden met stemrecht (in een vennootschap zijn dit de aandeelhouders)
- Alle bestuurders (incl. dagelijks bestuurders)
- In voorkomend geval de commissaris(sen)
Daarnaast bestaan een minimaal aantal leden dat aanwezig is bij:
- een gewone algemene vergadering (AV)
- een buitengewone AV (BAV)
Voor meer informatie over de organen in een vzw raden we je aan het dit artikel in onze kennisbank te lezen.
B. GOED BESTUUR
In het kader van goed bestuur wordt het volgende aangeraden:
Opzet van de algemene vergadering
Wettelijk gezien dient de AV maar 1 keer per jaar samen te komen. Vanuit een ‘goed bestuur’ optiek raden we aan om meermaals te vergaderen.
Een aantal tips:
- zoek vaste momenten tijdens het jaar om te vergaderen,
- leg de vergadering een jaar op voorhand vast;
- vergader niet enkel rond wettelijk opgelegde topics, maar reik ook andere thema’s aan de leden,
- gebruik een AV om de strategische visie te actualiseren
Waarom vaker samenkomen?
- het is een goede manier om mensen te betrekken en een band te smeden met hen,
- het biedt de mogelijkheid om de leden goed te informeren over de lopende zaken,
- het biedt de mogelijkheid aan om met elkaar in gesprek te gaan op formele en informele wijze.
Stimuleer dat de leden systematisch naar de vergaderingen komen, zo zijn ze geïnformeerd, leren ze de organisatie kennen en werk je aan de betrokkenheid van je stakeholders.
Bestuurders worden ook uitgenodigd omdat zij zich verantwoorden ten aanzien van de AV. Het heeft niet enkel deontologische waarde om de bestuurders uit te nodigen (een manier om verantwoording af te leggen), maar het kan ook disciplinair gezien nuttig zijn. De leden van de vergadering hebben namelijk een vraag- en onderzoeksrecht. Zij kunnen die rechten enkel uitoefenen indien de bestuurders aanwezig zijn.
Grootte van de algemene vergadering
Wettelijk gezien mag de algemene vergadering uit minder leden bestaan dan het bestuursorgaan. Juist omdat de AV een controlerende functie heeft ten opzichte van het bestuursorgaan raden we aan om meer leden in de AV te hebben dan in het bestuursorgaan.
Modaliteiten van vergaderen
In principe wordt de algemene vergadering ten minste 15 dagen voor de AV bijeengeroepen door het bestuursorgaan (of commissaris indien van toepassing).
Zorg ervoor dat de organisatie werkt met een standaard sjabloon uitnodiging en agendapunten.
Modaliteiten van het verslag (notulen)
Van elke AV wordt een verslag opgemaakt in de vorm van notulen. De notulen van de AV worden bijgehouden in een intern dossier en is toegankelijk voor alle leden. We raden vanuit ‘goed bestuur’ aan om in het intern reglement een inzageprocedure op te nemen voor de verslagen.
Bestuursorgaan
A. WETTELIJK
Het bestuursorgaan komt minstens 1 maal per jaar samen. Het aantal bestuurders is afhankelijk van de structuur. Bij een vzw zijn dat, in principe, drie bestuurders. Een vennootschap of stichting kan bestuurd worden door 1 persoon. Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te stellen die nodig of dienstig zijn om de doelstelling van de organisatie waar te maken.
Alle bestuurders worden uitgenodigd voor de algemene vergadering.
De bestuurders beslissen als een collegiaal orgaan.
Voor meer informatie over de samenstelling van het bestuur in een vzw. raden we je aan het dit artikel in onze kennisbank te lezen.
B. GOED BESTUUR
In het kader van goed bestuur wordt het volgende aangeraden:
Opzet van de vergadering van het bestuursorgaan
Vanuit een ‘goed bestuur’ optiek raden we aan dat het bestuursorgaan meer dan 1 keer per jaar samenkomt.
Een aantal tips:
- zoek vaste momenten tijdens het jaar om te vergaderen,
- leg de vergadering een jaar op voorhand vast;
- hou rekening met de leden die werken of kinderen hebben,
- vergader niet enkel rond wettelijk opgelegde topics, maar reik ook andere thema’s aan de leden,
Het kenmerk van een goed functionerend bestuursorgaan is haar focus op de hoofdopdracht van de organisatie. Het is van belang dat er een lange termijnstrategie wordt uitgewerkt. De lange termijnstrategie en de missie en visie vormen een goed referentiekader waarop beslissingen kunnen worden gemaakt.
Modaliteiten van vergaderen
Het is aan te raden om de modaliteiten van de bestuurder vast te leggen in een intern reglement of afsprakenkader voor bestuurders.
Zorg ervoor dat de organisatie werkt met een standaard sjabloon uitnodiging en agendapunten.
Zorg ervoor dat je altijd iemand aanduidt die de verslagen opmaakt en laat ondertekenen.