De begroting is de inschatting van opbrengsten en kosten.
Een begroting is een financieel plan dat de verwachte inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode samenvat. Dat kan voor een jaar, over verschillende jaren in het kader van een meerjarenbegroting of voor een project.
Het is een essentieel instrument voor zowel individuen als organisaties om financiële doelen te stellen, uitgaven te beheren en te plannen voor de toekomst.
Projectsubsidies binnen het Kunstendecreet
Dien je een projectsubsidie in binnen het Kunstendecreet? Bekijk dan zeker deze infobundel ter voorbereiding van je zakelijke planning in je projectplan en het invullen van de cijferbijlage.
Herbekijk dit webinar in samenwerking met Kunstenpunt over het begroten en budgetteren van een projectsubsidie:
Hoe ga je te werk?
De makkelijkste manier om een prognose op te maken is bij elke activiteit, elk onderdeel van je project je af te vragen welke uitgaven en inkomsten daaruit kunnen ontstaan. Je lijst alles op.
De uitgaven kan je vervolgens opdelen in kostensoorten. In je uiteindelijke prognose zal je alle kosten die tot eenzelfde soort horen, clusteren. Voor die clustering kan je gebruik maken van het rekeningstelsel zoals je dat terugvindt in je boekhouding.
Van rekeningstelsel tot prognose
Het rekeningstelsel is een officiële genummerde indeling van de soorten bezittingen, schulden, opbrengsten en kosten. Alle ondernemers in alle sectoren in Vlaanderen maken hiervan gebruik. Op het einde van het jaar worden daaruit 2 zaken opgemaakt: de balans en de resultatenrekening.
De balans toont de bezittingen en hoe ze verworven zijn; de resultatenrekening toont het resultaat tussen inkomsten en kosten. Dit maakt de boekhouding duidelijk en transparant. In het financieel plan denken we vooruit en maken we een prognose van de resultatenrekening.
Structuur van de prognose
Opbrengsten of inkomsten
- Aankopen grondstoffen en handelsgoederen
- Diensten en diverse goederen
- Bezoldigingen van personeel in vaste dienst
- Afschrijvingen
- Financiële kosten
= winst of verlies voor belastingen
- Belastingen
= winst of verlies
Over welke opbrengsten of inkomsten beschikken we?
Mogelijke inkomsten:
- Verkoop (link verdienmodel)
- Subsidies
- Friendraising, giften, mecenaat
- Eigen inbreng
- Crowdfunding
- Auteursrechten
- Naburige rechten
In je prognose verwijs je naar het ondernemingsplan waar je je marketingplan en prijszetting uiteenzet.
Voorbeeld
Drie theaterproducties per jaar waarbij:
-
8 voorstellingen in eigen huis: inkomsten uit ticketverkoop
-
10 voorstellingen op locatie waarvoor een uitkoopsom betaald wordt van 5000 euro/avond
Capaciteit eigen zaal = 150 personen, gemiddelde bezetting 70%
Bij eigen productie is er inkomen uit horeca gemiddeld 500 euro omzet per avond bij een uitverkochte zaal
Gemiddelde ticketprijs is 15 euro
|
Aantal voorstellingen |
capaciteit |
eenheidsprijs |
totaal |
Aan 70% bezetting |
ticketverkoop |
24 |
150 |
15 |
54000 |
37800 |
uitkoopsom |
30 |
|
5000 |
150000 |
150000 |
horeca |
24 |
|
500 |
18000 |
12600 |
totaal |
|
|
|
|
200400 |
Aankopen handelsgoederen en grondstoffen
Dit zijn aankopen die rechtstreeks verbonden zijn aan het maken van een tastbaar werk. Een grondstof is bv de steen waaruit een beeldhouwwerk wordt gemaakt. Handelsgoederen zijn aankopen die je doorverkoopt, al dan niet in gewijzigde vorm. Denk aan de voorraad voor horeca, merchandising voorwerpen waar je een print op laat zetten zoals een t-shirt. Als je dat t-shirt zelf zou maken is de stof de grondstof.
Diensten en diverse goederen
Deze worden onderverdeeld in:
- Administratieve kosten en kantoorkosten incl verzekeringen
- Huisvestingskosten
- Communicatie en promotie
- Reis- verblijf en transportkosten
- Cateringkosten
- Gebruiksgoederen of aankopen van materiaal om te gebruiken bij je creatie, presentatie,..
- Freelancers en vrijwilligers
- Vergoedingen voor de bestuurder of zaakvoerder
Bezoldigingen van personeel in vaste dienst
De vergoedingen voor personeel, werkgeversbijdragen,vakantiegeld, eindejaarspremie, fietsvergoeding, woon- werkverkeer, maaltijdcheques.
Afschrijvingen
Investeringsgoederen koop je aan met de intentie dat je deze over verschillende jaren zal kunnen gebruiken. De aankoopkost daarvan mag je boekhoudkundig spreiden over verschillende jaren. Afschrijvingen zijn geen werkelijke uitgaven, het is een fiscale regeling.
Er zijn afspraken gemaakt rond de afschrijvingsperiode:
- een wagen mag je afschrijven over 3 tot 5jaar
- IT materiaal 3 tot 5 jaar
- machines 5 tot 10 jaar
- auteursrechten 5 jaar
Financiële kosten
Financiële kosten zijn de kosten van een professionele bankrekening, de rente op een lening, een korting die je hebt gegeven op een factuur, negatieve kasverschillen, interesten op laattijdige betalingen. In het financieel plan kunnen we de eerste twee terugvinden.
Belastingen
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen personenbelasting, rechtspersonenbelasting en vennootschapsbelasting.
Winst of verlies
Om activiteiten op lange termijn voort te zetten is een zekere winstgevendheid belangrijk. Verlieslatende cijfers, jaar na jaar, kunnen leiden tot het stopzetten van de activiteiten. In een cultuuromgeving wordt rendement ook bekeken in relatie tot het maatschappelijk doel of de missie die je wil bereiken. De rentabiliteit is op zich geen streefdoel maar moet een indicator zijn om voor jezelf een lange termijn werking na te streven.
Bij een subsidieaanvraag moet het resultaat gelijk zijn aan 0. Een subsidie mag niet dienen om winst te maken, zij vult het tekort aan. In het geval van een projectsubsidie moet het resultaat voor het project gelijk aan 0 zijn, als de ‘onderneming’ (vzw, vennootschap, eenmanszaak) nog andere activiteiten onderneemt die er los van staan, dan mag hier wel winst gemaakt worden.
Voorbeeld prognose
Inkomsten |
235 500 |
ticketverkoop |
37800 |
uitkoopsom |
150000 |
horeca |
12600 |
subsidie |
35000 |
Kosten aankopen |
4000 |
voorraad horeca |
4000 |
Kosten diverse diensten & goederen |
162 660 |
electriciteit, gas, water |
12000 |
bureaubenodigdheden |
1200 |
verzekeringen |
3000 |
onderhoud website |
2300 |
boekhouder |
2000 |
eigen vergoeding ondernemer (bruto) |
28 000 |
sociale bijdragen zelfstandige (optioneel) |
6160 |
freelancers |
108000 |
Kosten personeel |
41 000 |
loon bediende |
28800 |
werkgeversbijdragen (25%) |
7200 |
vakantiegeld |
3000 |
eindejaarspremie |
2000 |
Afschrijvingen |
0 |
Financiële kosten (bv rente van een lening) |
0 |
Resultaat |
27 740 |
Belastingen (naargelang eenmanszaak, vzw of vennootschap) hier: 20,4% |
5 658,96 |
Netto resultaat |
22 081,04 |
Uit dit resultaat kunnen we opmaken dat er 22 081,04 euro overblijft als winst.
Dit heeft enkele voordelen: we zouden krediet kunnen aangaan en met dit resultaat de aflossingen terugbetalen, we kunnen extra freelancers aantrekken, we kunnen reserve opbouwen, we kunnen (kleinere) investeringen contant betalen. Er is een potentieel groeiscenario.
In geval van een negatief resultaat herbegint de oefening en moeten we zien of we kosten kunnen besparen. We kunnen ook op zoek naar meer inkomsten: is er voldoende marge op de verkoopprijs, zijn er capaciteiten onbenut?
Vaste of variabele kosten
Ter informatie geven we nog het onderscheid tussen vaste en variabele kosten mee. Voor de prognose moet dit onderscheid niet gemaakt worden. Dit onderscheid wordt gemaakt bij prijszetting en de aanvraag van een tax shelter attest.
We kunnen kosten opsplitsen in ‘uitrusting’ (vaste kosten, overheadkosten) en ‘werkingsmiddelen’ (variabele kosten gerelateerd aan de activiteiten). Er wordt ook wel eens gezegd dat subsidies best de vaste kosten dekken en de inkomsten de variabele kosten die immers rechstreeks gerelateerd zijn aan de activiteiten.
Uitrusting (vaste kosten, overhead, indirecte kosten)
Vaste kosten blijven altijd constant, zij zijn niet rechtstreeks verbonden aan onze activiteiten, maar we hebben ze nodig om te kunnen werken. Enkele voorbeelden:
- Een ruimte van waaruit we permanent werken. Deze kan gehuurd worden of gekocht. Als we kopen wordt het een investering, als we huren is het een vaste kost.
- Verzekeringen
- Een accountant of boekhouder
- Belastingen
- Algemene marketing zoals website & logo
- Kantoorkosten zoals telefonie, internet, kleine kosten (pen & papier, ..)
- Vaste medewerkers
Werkingsmiddelen (variabele kosten, project gerelateerd, directe kosten)
Variabele kosten nemen toe naarmate we meer projecten gaan uitvoeren. Ze zijn rechtstreeks gelinkt aan het uitvoeren van de activiteit. Enkele voorbeelden:
- Hoe meer optredens de drummer doet, hoe vaker hij de drumstokjes moet vernieuwen
- Als we kunstwerken gaan uitlenen moeten we deze transporteren. Daar komen verpakkingsmaterialen bij kijken
- Hoe groter het festival hoe meer vrijwilligers er nodig zijn
- Specifieke reclamecampagnes voor een project
- Huren van een tijdelijke locatie, showroom, pop-up, deelname aan een beurs
- Verblijfskosten
- Distributiekosten
- Royalties
- Freelancers, interim
Herbekijk dit webinar waarin onze consulent Ken Veerman de basis van het opmaken van een begroting uitlegt: