Contract sluiten met een boekingsagent?

Het is niet altijd gemakkelijk om als muzikant aan concerten of optredens te geraken. Om hierbij geholpen te worden werken veel muzikanten samen met een boekingsagent.

We zien echter dat artiesten vaak, zonder het weten, een handelsagentuurovereenkomst afsluiten met hun boekingsagent. Soms zelfs zonder één woord op papier te zetten. 

In dit artikel gaan we in op:

• wat de samenwerking met een boekingsagent inhoudt;
• wat er in een contract kan staan en;
• waar je als artiest rekening mee moet houden bij het stopzetten van de samenwerking.

Bij een handelsagentuurovereenkomst ga je als artiest akkoord dat je boekingsagent voor een bepaalde prijs/commissie/percentage van je inkomsten optredens of projecten voor jou vastlegt.

Juridisch uitgelegd: een overeenkomst waarbij de ene partij (handelsagent; lees boekingsagent) zich ermee belast om voor een andere partij (jij/de artiest), tegen een vast bedrag of een commissie (of beide) gedurende een (on)bepaalde tijd te bemiddelen en overeenkomsten te sluiten.

Deze overeenkomst moet niet schriftelijk worden vastgelegd. Heb je enkel mondelinge afspraken over jullie samenwerking? Dan is het goed mogelijk dat het om een handelsagentuurovereenkomst gaat.

We zien (helaas) dat er in het begin vaak geen schriftelijke overeenkomst wordt opgemaakt. We raden aan om een aantal aspecten van de samenwerking toch op papier te zetten.

De overeenkomst bestaat uit een aantal essentiële elementen zoals: de partijen, de taken van de boekingsagent, hoe er wordt bemiddeld en wat de tegenprestatie is. Maar er komt meer bij kijken dan dat.

• Partijen

Met wie ga je precies ga je aan de slag? Is het de boekingsagent in persoon of het bedrijf waarvoor die werkt?  

Onderteken jij voor jezelf als natuurlijke persoon of werk je vanuit een onderneming? Vermeld alle nuttige informatie zoals naam, adres, KBO-nummer (indien van toepassing).

• Voorwerp

In dit onderdeel leg je in algemene lijnen de verwachtingen van de agent vast, wat wordt verwacht (zijn of haar opdracht) en in welke gevallen zal die je vertegenwoordigen. 

Het is goed om direct aan te geven of het al dan niet om een exclusieve samenwerking gaat.

• Territorium en duur van de samenwerking

Je kan ervoor kiezen om een contract van bepaalde duur of onbepaalde duur af te sluiten. Misschien kan je eerst beginnen met een contract van 1 jaar (bepaalde duur), met de optie om dit te verlengen.  

Op deze wijze behoud je de mogelijkheid om de samenwerking te stoppen of verder te zetten zonder al te veel moeilijkheden. 

Je zal ook aangeven waar je agent voor jou zal boeken. Het gaat dan om het het territorium (of grondgebied) waarop die voor jou actief zal zijn. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat je agent een heel breed netwerk heeft in de EU, maar minder in de Verenigde Staten. 

• Taken

In dit onderdeel gaan jullie dieper in op wat je kan verwachten van de agent. Gaat het om het promoten, onderhandelen van de fee, het sluiten van een overeenkomst, coördinatie van de contacten, etc. Noem maar op, in dit onderdeel vermeld je al die taken.

• Verplichtingen

Bij de verplichtingen wordt er afgetoetst wat de boekingsagent zeker en vast moet doen. Denk bijvoorbeeld aan het al dan niet tekenen van een overeenkomst in jouw naam (bijv. voor het spelen tijdens een festival), dat de agent je op de hoogte zal brengen wanneer er onderhandelingen worden gestart, dat de agent verantwoordelijke is voor de afspraken en afwikkelingen van een project, etc.  

• Vergoeding en betalingsmodaliteiten

In dit onderdeel overloop je met jouw boekingsagent het type vergoeding dat de agent zal ontvangen voor zijn/haar werk. Vaak gaat het over een percentage van de bruto-inkomsten. Bij de afrekening spreek je af wie er int en hoe de agent wordt uitbetaald. 

Bijv. via een afzonderlijke facturatie of maandelijkse facturatie.  

• Stopzetting

In kader van de handelsagentuurwetgeving moet je goed nadenken over hoe je de samenwerking met je boeker kan stoppen.

Stop je de samenwerking omdat de termijn is verlopen? Ga dan na wat de formaliteiten zijn. Moet je bijvoorbeeld een mailtje sturen om de samenwerking officieel te beëindigen of loopt de termijn automatisch af en moet je een mailtje sturen als je samenwerking verder wilt zetten?

Stop je de samenwerking omdat jullie verschillende visies hebben en niet meer overeenkomen? Dit betekent dat je de overeenkomst stopt voordat de termijn is verlopen. In dit geval moet je opletten, want de handelsagentuurwet heeft dwingende bepalingen opgelegd ter bescherming van de agent.

Wanneer je een overeenkomst van onbepaalde duur of bepaalde duur (met de optie van een vroegtijdige opzeg) stopzet, moet je rekening houden met volgende zaken:

1. De opzeggingstermijn is 1 maand.
2. Je moet de stopzetting motiveren (het motief moet aantonen dat de professionele samenwerking niet meer mogelijk was of dat er een ernstige tekortkoming was).

Indien je deze regels niet volgt kan je gesanctioneerd worden:

• Je moet een opzeggingsvergoeding betalen die gelijk is aan gebruikelijke vergoeding. Deze stemt ofwel overeen met de duur van de opzeggingstermijn ofwel met het resterend deel van die termijn.

• Wanneer de vergoeding gedeeltelijk of helemaal uit commissies bestaat, dan bestaat er een andere regeling. De vergoeding wordt berekend op basis van het maandelijks gemiddelde van de commissies verdiend gedurende twaalf maanden voorafgaand, of, in voorkomend geval, gedurende de maanden die de beëindiging van de handelsagentuurovereenkomst voorafgaan.