Welke informatie moeten de bestuurders van een vzw zelf doorgeven aan de KBO?

Zij worden voor verschillende regels gelijk behandeld met andere ondernemingen, zoals het bewijsrecht en het protesteren van facturen. In dit artikel behandelen we de inschrijvingsplicht in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het up-to-date houden van deze gegevens, voornamelijk wat betreft de vestigingseenheden van de VZW.  

Na oprichting krijgt de vzw een ondernemingsnummer waarmee zij wordt ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Op dit moment gebeurt dat door de griffie van de ondernemingsrechtbank. Een toekomstig KB zal voor de verenigingen een actieve inschrijvingsplicht in de KBO opleggen. Zij zullen zich met andere woorden - via een ondernemingsloket - zelf moeten inschrijven. Deze administratieve handeling zal wel gratis zijn.

De Kruispuntbank verzamelt basisinformatie over alle ondernemingen, zoals hun naam, rechtsvorm, leden van het bestuur en specifieke activiteit (aangeduid met een NACE-code). De meeste van deze gegevens worden bij wijziging opnieuw door de griffie gemeld bij de KBO. De vestigingseenheden moeten door de bestuurders van de vzw echter zelf worden gemeld en gewijzigd.
 

Een vestigingseenheid is “een plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar ten minste een activiteit van de geregistreerde entiteit wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend”. Dit komt dus niet noodzakelijk overeen met het adres van de zetel van de vzw.

Aan de hand van deze vestigingseenheden bepalen overheden bijvoorbeeld of er al dan niet een (extra) vestigingsbelasting verschuldigd is. 

De verschillende overheden gebruiken de informatie uit de KBO ook om ondernemingen in door COVID-19 getroffen sectoren bepaalde premies toe te kennen. Een onvolledige of ontbrekende inschrijving in de KBO wordt in principe bestraft met geldboetes, of moet snel-snel geregulariseerd worden. Allemaal goede redenen om deze gegevens actueel te houden.
 

Als je vzw personeel tewerkstelt, zal de RSZ een vestigingseenheid hebben gecreëerd in de KBO.
Om een vestigingseenheid te controleren, schrappen of toe te voegen volg je (als bestuurder van de VZW) de volgende stappen:

• Je gaat naar de webapplicatie My Enterprise. Je logt in via je eID (met kaartlezer). 
• Uit het overzicht met ondernemingen waarvan je vertegenwoordiger bent kies je de gewenste VZW. 
• Je kan de huidige KBO-gegevens controleren via “de gegevens van uw geregistreerde entiteit”.
• Onderaan klik je op “toevoegen van een vestigingseenheid”. 
• Je voert het adres van de vestigingseenheid en alle andere nodige gegevens in. 
• Je bepaalt of op dit adres een hoofd-, neven- of hulpactiviteit van de VZW wordt uitgeoefend. Je geeft aan welke activiteit precies wordt uitgevoerd via de NACE-codes (de huidige NACE-codes van je VZW vind je via de link “de gegevens van uw geregistreerde entiteit”).
• Tot slot klik je op ‘toevoegen’.