UBO-register

Bij het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme staat transparantie centraal. De Europese richtlijn 2015/849 introduceerde daarom het principe van een register dat moet toelaten om de werkelijke personen achter juridische constructies te identificeren. Dat register werd ook in Belgische wetgeving gegoten. 

Dat “centraal register” heeft ook gevolgen voor de doorsnee (i)vzw, vennootschap en stichting. Elke Belgische vennootschap, stichting of vzw duidt namelijk zijn “finaal begunstigde eigenaars” of “ultimate beneficial owners” (UBO) aan.

UBO staat voor 'ultimate beneficial owner'. UBO’s zijn altijd natuurlijke personen (mensen) met zeggenschap of eigenaarschap in de structuur. Ze worden onderverdeeld in volgende categorieën, waarbij personen tot meerdere categorieën kunnen behoren en zo ook worden ingeschreven. 

In het geval van vennootschappen:

• Alle natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houden (indicatie van een toereikend percentage: meer dan 25%);
• Alle natuurlijke personen die zeggenschap hebben over deze vennootschap via andere middelen;
• Indien niemand van de hierboven bedoelde personen wordt geïdentificeerd, is de uiteindelijke begunstigde de persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

In het geval van (i)vzw’s en stichtingen

• De personen die lid zijn van het bestuursorgaan;
• De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
• De personen belast met het dagelijks bestuur;
• De stichters (voor stichtingen);
• De natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
• Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

Per UBO wordt de volgende informatie overgemaakt:

• Naam en voornaam;
• Geboortedatum;
• Nationaliteit(en);
• Volledig verblijfadres;
• De datum waarop hij UBO is geworden;
• Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar je verblijft of waarvan je onderdaan bent;
• De categorie(ën) van UBO waartoe je behoort.

In het geval van een vennootschap per UBO:

• Ook het bestaan van een aandeelhoudersovereenkomst aangeven;
• Ook de tussenpersonen waarlangs vennootschappen bestuurd worden (denk aan een managementvennootschap) helder formuleren. In het geval van meerdere ‘lagen’ van vennootschappen heeft de FOD Financiën een grafisch voorbeeld van hoe je een UBO identificeert (zie pagina’s 5-7);
• Ook het percentage aandelen en/of stemrecht moeten duidelijk zijn

In principe zijn de wettelijke vertegenwoordigers van de organisatie verplicht het UBO-register te voorzien van informatie. Denk in de eerste plaats aan bestuurders of zaakvoerders. Zij verwittigen de UBO’s ook over hun registratie.

De vertegenwoordigers kunnen hun plicht ook doorgeven aan een ‘lid’ van de organisatie via een intern mandaat (bv. een leidinggevende). Het is ook mogelijk om externen een mandaat te geven (bv. een boekhouder).

Het invullen van het register gebeurt via het online MyMinFin-portaal. Gebruik de gebruikershandleiding van de FOD Fin. 

De onderzoeks- en fiscale cellen en de banken, verzekeringsinstellingen, .. met een meldings- of waakzaamheidsplicht. Daarnaast heeft elke burger beperkte inzage, al heb je daarvoor een legitiem belang nodig. Dit kan het geval zijn als je activiteiten uitoefent die verband houden met de strijd tegen witwassen van geld, de financiering van terrorisme of de verbonden onderliggende criminele activeiten. In de praktijk zijn dat onderzoeksjournalisten of NGO's die aan de voorwaarden voldoen.

Elke burger kan de info rond samenstelling van het bestuur, personen die gemachtigd zijn de vzw te vertegenwoordigen of de dagelijks bestuurders raadplegen. Deze info kan je ook terugvinden in de Kruispuntbank voor Ondernemingen.

Je kan een verzoek indienen om de info in het UBO niet zichtbaar te maken. Dan lever je het bewijs dat je kans loopt op een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. Voor minderjarigen wordt de afwijking automatisch toegestaan.

Bij de opstart van je vennootschap, vzw of stichting vul je het UBO-register in via het online MyMinFin-portaal. 

Wijzigingen geef je binnen de maand aan in het UBO-register. 

Elk jaar bevestig je de informatie in het UBO-register. De termijn van één jaar loopt vanaf de laatste wijziging in het UBO-register.

Bestuurders die hun informatieplicht niet nakomen riskeren een geldboete (na gehoord te worden) tussen de 250 en 50.000 euro. Als bestuurde dien je die persoonlijk te betalen. Bovendien loop je het risico dat de onderneming geschrapt wordt.