Enkele boekhoudprincipes

Het rekeningstelsel is een genummerde indeling van de soorten bezittingen, schulden, opbrengsten en kosten. Alle ondernemers in alle sectoren maken hiervan gebruik.  

Het Koninklijk Besluit van 12 september 1983 heeft een minimum verplicht rekeningstelsel opgelegd aan de ondernemingen. Binnen dit verplichte minimum kan elke onderneming naar eigen aard, omvang en activiteit eigen boekhoudrekeningen gebruiken en eigen detail verwerken. Het is nuttig om dit rekeningstelsel mee over te nemen in je begroting of in je financieel plan. Eens gestart kan je dan gemakkelijk vergelijken of de realiteit overeenstemt met wat je voorzien had. 

Het minimum algemeen rekeningstelsel (MAR) wordt opgedeeld in zeven klassen, vijf ervan zijn bestemd voor de balans van de onderneming en twee voor de resultatenrekening. Bij de commissie voor boekhoudkundige normen vind je het MAR terug. 

De balans toont de bezittingen en hoe ze verworven zijn. Het is een overzichtelijke momentopname van de toestand op de laatste dag van het boekjaar. 

Een balans ziet eruit als een weegschaal die steeds in evenwicht is. Hiervoor wordt een T-vorm gebruikt. De som van de linkerzijde is steeds gelijk aan de som van de rechterzijde. Deze zijden worden benoemd als de actiefzijde en de passiefzijde. Elke zijde wordt onderverdeeld in rubrieken, waaronder we ook de klassen 1-5 van het rekeningstelsel terugvinden. 

Actief 
Aan de linkerkant zien we een overzicht van de bezittingen. Of anders gezegd, we zien hoe het vermogen (passief) werd aangewend. 

Bovenaan de actiefzijde staan de meest vaste bezittingen, of diegene die het moeilijkst en minst snel in geld kunnen omgezet worden. De meest liquide vorm staat onderaan. 

Passief 

Aan de rechterkant zien we een overzicht van het vermogen van de organisatie. Of anders gezegd, we zien met welke financieringsmiddelen de bezittingen verworven werden. Bovenaan staat het eigen vermogen. Daaronder het vreemd vermogen volgens duur en opeisbaarheid.  

De resultatenrekening toont het resultaat tussen inkomsten en kosten. Hier vinden we de klassen 6 en 7 terug van het rekeningstelsel.

Investeringsgoederen koop je aan met de intentie dat je deze over verschillende jaren zal kunnen gebruiken. De aankoopkost ligt meestal vrij hoog en mag je in de boekhouding niet in één keer als kost inboeken. De kost dient gespreid te worden volgens de waarschijnlijke nuttigheids- of gebruiksduur. Die hangt af van het soort investering en kan variëren van 2 tot 20 jaar.  

Afschrijvingen moeten consequent toegepast worden. In de jaarrekening kan je bij de waarderingsregels aangeven welk afschrijvingsregime je toepast. Dat moet je dan jaarlijks aanhouden totdat de investering volledig is afgeschreven. De afschrijvingstermijn kan je zelf bepalen, maar je houdt rekening met de aanvaardbare termijnen. Let wel, er kan een verschil zijn tussen de boekhoudkundige afschrijving en de fiscale aanvaarde afschrijving. 

Afschrijvingen zijn geen werkelijke uitgaven en worden niet opgenomen in een kasplanning 

In de boekhouding wordt niet gecompenseerd. Als je een creditnota ontvangt dan mag je het bedrag van de originele factuur niet zomaar aanpassen. Een ontvangen creditnota wordt genoteerd als een opbrengst.

In een onderneming of éénmanszaak worden de inkomsten verminderd met de kosten. Wat overblijft is de winst waarop belastingen worden aangerekend. Maar je mag niet zomaar alle kosten in rekening brengen. 

Beroepskosten zijn uitgaven die nodig zijn om je beroep te kunnen uitvoeren, of die bijdragen aan de gezondheid van de onderneming. Er bestaan werkelijke beroepskosten en forfaitaire beroepskosten. Werkelijke kosten worden aangetoond met bewijsstukken waaruit blijkt dat ze enerzijds functioneel bijdragen aan de werking van je organisatie én anderzijds dat ze werkelijk betaald zijn. Forfaitaire kosten zijn uitgaven waarbij de fiscus akkoord gaat dat je voor een bepaalde kost en vaak voor een maximaal percentage geen bewijsstukken moet voorleggen. Voor sommige kosten beslist de fiscus dat je deze slechts voor een gedeelte van de uitgaven mag inbrengen.  

In die gevallen spreekt men ook van aftrekbare kosten. In se wil dit zeggen dat er ook niet aftrekbare kosten bestaan. Dit zijn uitgaven die volgens de visie van fiscus buitensporig zijn, of het zijn uitgaven die niet aanvaard worden omdat ze niet functioneel bijdragen aan het beroep of de onderneming.  

Sommige kosten worden als aftrekbare kost beschouwd maar zijn geen uitgaven, denk aan afschrijvingen of waardevermindering van voorraad. 

Op het einde van elk boekjaar moet geanalyseerd worden welke handelsgoederen, grondstoffen, hulpstoffen en goederen in bewerking nog in voorraad zijn. Deze producten worden in principe gewaardeerd aan aanschaffingswaarde, maar hierop zijn enkele uitzonderingen : 

• er kan een waardevermindering opgenomen worden indien de marktwaarde sterk lager is dan de aanschaffingswaarde 
• goederen in bewerking worden gewaardeerd aan de ‘vervaardigingswaarde’: dit is de aanschaffingswaarde verhoogd met productiekosten en aanverwante kosten van fabricage. 
• een voorraad kunstwerken in het atelier wordt gewaardeerd aan de vervaardigingswaarde, dat is niet de verkoopprijs.  

Het opstellen van een gedetailleerde voorraadlijst is een wettelijke verplichting.

Voor kleine vzw's hebben we een handige tool waar je onder andere de voorraadlijst mee kan bijhouden.