Beroepskosten als werknemer

Vervoer, aankoop muziekinstrumenten, materiaal ... deze kosten kunnen worden afgetrokken van je bruto belastbare inkomen.

In dit artikel leggen we uit wat beroepskosten zijn en waarom die fiscaal voordelig zijn. Na het lezen van dit artikel ken je het verschil tussen forfaitaire en werkelijke beroepskosten. Je zal bij de aangifte beter weten voor welk regime (forfaitaire of werkelijk) je het beste kiest. Want door het aangeven van de beroepskosten zorg je ervoor dat je belastbaar inkomen verminderd wordt. In het kort gaat het om een fiscaal voordeel.

Er zijn twee manieren om jouw kosten in mindering te brengen: 

1. De aftrek van de forfaitaire kosten
2. De aftrek van je werkelijke kosten

Het is een vastgesteld bedrag door de fiscus dat wordt afgetrokken van je beroepsinkomsten. Wanneer je geen kosten indient, zal de fiscus automatisch de forfaitaire kosten in aftrek nemen. Het voordeel hiervan is dat je deze nergens op het aangifteformulier moet invullen.

Voor inkomstenjaar 2023 bedraagt de forfaitaire kostenaftrek 30% van de inkomsten en kan maximaal tot 5.520 euro gaan. 

Welke werkelijke kosten kan ik in aftrek nemen? 

Bij werkelijke kosten ga je het bedrag van de kosten indienen die je in het inkomstenjaar gemaakt hebt. Weet dat je niet zomaar alle kosten kan indienen en aftrekken van jouw inkomen.

Je moet wel kunnen aantonen dat de kosten, beroepskosten zijn die gerelateerd zijn aan je beroep. Helaas bestaat er geen complete lijst van kosten die je in aftrek kan nemen. Maar we overlopen kort de voorwaarden en nemen je door een lijst van kosten die vaak worden geaccepteerd in onze sector.

Beroepskosten voldoen aan de volgende voorwaarden: 

1. kosten die tijdens het belastbaar tijdperk zijn gedaan of gedragen;
2. kosten zijn gemaakt om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden; 
3. kosten waarvan de echtheid en het bedrag zijn bewezen of kunnen bewezen worden.

• ​​​​​​Voorwaarde 1: kosten die tijdens het belastbaar tijdperk zijn gedaan of gedragen

 Als je kosten maakt, breng je deze kosten in hetzelfde jaar in mindering van je inkomsten. Het is niet noodzakelijk dat de kosten zijn gedaan om inkomsten te verkrijgen in hetzelfde jaar waarin de kosten zijn gedaan. 

• Voorwaarde 2: kosten om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden 

Het is niet alleen mogelijk om kosten af te trekken die je maakt om inkomsten te verkrijgen (bv. kosten van verplaatsingen naar optredens), maar ook om inkomsten te behouden (bv. publiciteitskosten). Er moet een band bestaan tussen de kost en het beroepsinkomen. Privé- uitgaven zijn dus niet aftrekbaar en gemengde uitgaven (deels privé, deels beroeps) kunnen enkel voor het beroepsgedeelte in mindering worden gebracht. 

Het is dus voldoende dat je kan aantonen dat je kosten hebt gedaan die verband houden met je beroep. Dit begrip is zeer ruim. Om deze reden kan je voor cultuurwerkers geen lijst opstellen waarin staat welke kosten ze wel en welke kosten ze niet in aftrek kunnen nemen. Voor de ene cultuurwerker zal een bepaalde kost wel verband houden met de beroepsactiviteit, voor de andere niet.

• Voorwaarde 3: de echtheid en het bedrag van kosten bewijzen

Om de kosten fiscaal in mindering te brengen, moet je de echtheid en het bedrag van deze kosten bewijzen. In principe mag je dit aantonen met alle bewijsmiddelen (met uitzondering van de eed). In de praktijk zullen de meeste kosten worden bewezen aan de hand van facturen, betaalbewijzen, tickets, ... Vraag dus telkens een bewijs, als je kosten maakt. Als je materiaal koopt van iemand die geen facturen kan maken, bv. een privé-persoon, vraag dan aan deze persoon een gedetailleerd betalingsbewijs op naam op te maken.

Het is tevens belangrijk dat je kan aantonen dat je deze kosten zelf gedragen en dus betaald hebt, en dus niet een derde. Je moet de betaling dus bij navraag door de administratie ook kunnen aantonen. 

De kosten waarvan de echtheid vaststaat, maar waarvan je het bedrag niet kan aantonen door bewijsstukken, mogen - in overleg met de plaatselijke belastingdienst - op een redelijk vast bedrag worden geschat. Eénmaal zo’n individueel akkoord bestaat, kan de belastingdienst dit akkoord enkel voor de toekomst opzeggen.

Aan de slag met onze brochure

In onze brochure gaan we dieper in op de verschillende soorten vergoedingen en hoe je ze op een correcte manier moet aangeven:

Hoe maak je nu de afweging tussen forfaitaire en werkelijke beroepskosten?

Maak jezelf veel kosten?

Als je als werknemer werkt, voorziet en betaalt je werkgever in principe het materiaal dat je nodig hebt (bv. een werkruimte, een computer, een telefoon, een internetaansluiting …). Of betaalt hij de kosten die je maakt voor je werk terug (bv. verplaatsingen, parkeer- kosten …).

In deze gevallen heb je als werknemer dus geen of nauwelijks werkelijke beroepskosten. In dat geval heb je er geen baat bij om je werkelijke beroepskosten aan te tonen en in mindering te brengen van je inkomsten. Kies dan voor de forfaitaire kostenaftrek.

Als cultuurwerker (ook al werk je als werknemer, zelfs via een SBK) heb je vaak wel een aanzienlijk bedrag beroepskosten (bv. als een muzikant werkt via SBK’s, wordt de aankoop van zijn instrument niet betaald door het SBK, maar door de cultuurwerker zelf). Het is belangrijk om te weten dat werknemers ook hun werkelijke kosten kunnen aftrekken. Het is dan het moment om na te gaan of je een hoger bedrag hebt aan werkelijke kosten dan het forfait.