VZW-boekhouding

Nieuwe vormen van vzw’s en de boekhoudkundige bepalingen in het Wetboek vennootschappen en verengingen

 

De ‘hele grote’ of ‘grote vzw’ of ‘vzw’ van de oude vzw-wet zijn omgevormd in de nieuwe wet tot ‘grote’, ‘kleine’ en ‘micro vzw’. Maar wat houdt dat precies in voor je werking en welke boekhoudkundige verplichtingen moet jouw vzw nu nakomen?

In dit artikel gaan we in op de vormen van de vzw en welke hun verplichtingen zijn. Doorheen het verhaal halen we concrete voorbeelden aan om het allemaal wat duidelijker voor je te maken.

 

Overzicht VZW’s

 

Grote vzw

Kleine vzw

Micro vzw

Micro vzw

Volledige, dubbele boekhouding

Volledige, dubbele boekhouding. Verkort schema

Verkorte, dubbele boekhouding. Micro schema

Vereenvoudigde boekhouding

50 VTE

50 VTE

10 VTE

5VTE

9.000.000 omzet

9.000.000 omzet

700.000 omzet

334.500 omzet

4.500.000 balanstotaal

4.500.000 balanstotaal

350.000 balanstotaal

1.337.000 schulden, 1.337.000 bezittingen

 

 

Hoe bepaal je welke type VZW je bestuurt?

Om te voldoen aan de voorwaarden van zowel de ‘micro vzw’ en de ‘kleine vzw’ mag je als vzw op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan 1 criterium hebben overschreden.

Voor de ‘grote vzw’ wordt er gekeken of je op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar meer dan 1 criterium hebt overschreden met je vzw.

Het verschil tussen de ‘grote vzw’ en de ‘kleine vzw’ is het volgende:

De ‘grote vzw’ moet meer dan 1 criterium overschrijden, terwijl de kleine vzw maar enkel 1 criterium mag overschrijden.

VZW Kunstisalles heeft 50 VTE en 9.000.000 euro aan omzet, maar een balanstotaal van 4.500.000 euro. Zij is een ‘grote vzw’.

VZW Cultuuropzijnbest heeft 50 VTE, maar 8.000.000 euro aan omzet en een balanstotaal van 4.200.000 euro. Zij zal gecategoriseerd worden als een ‘kleine vzw’.

Concreet houdt het in dat je moet kijken op de datum wanneer je de jaarrekening opmaakt of je één van de criteria hebt overschreden.

Cultuurloket VZW moet nagaan of ze een omzet heeft van meer dan 9.000.000 euro, maar zij mag dan niet meer dan 50 VTE in dienst hebben en mag de 4.500.000 euro op haar balanstotaal niet overschrijden op het einde van het boekjaar om in aanmerking te komen als ‘kleine vzw’.

Voor de omzet kijken we naar de inkomsten van de vzw en voor het balanstotaal kijken we naar het totaal van de activa of passiva.

Simpel gezegd kijk je voor je omzet onder de rubriek ‘7: omzet’ om te weten wat er onder valt. Je kan denken aan de verkoop van goederen, de levering van diensten in kader van de gewone bedrijfsuitoefening van de VZW of subsidies.

 

Hoe bepaal je de criteria na verloop van tijd?

Om het formaat van de vzw te bepalen moet men nagaan of men voldoet aan de criteria voor twee opeenvolgende boekjaren.

VZW Huppeldepup die een belangeloos doel nastreeft in de danssector heeft voor het jaar 2019 een omzet van 702.000 euro, 9 VTE en 320.000 euro op haar balans staan. Haar omzet daalt helaas naar 701.000 euro, ze behoudt 9 VTE en heeft op haar balans een totaal van 310.000 euro staan in 2020. In 2021 wordt zij gezien als een ‘micro vzw’.

 

Wat zijn de verplichtingen waar je je aan moet houden?

De ‘grote vzw’ moet voldoen aan één of meer van de criteria en is verplicht om een commissaris aan te wijzen via de Algemene Vergadering.

De ‘grote vzw’ moet een volledige dubbele boekhouding houden krachtens Bijlage 6 van het KB 29 april 2019.

Zowel de ‘kleine’ vzw als ‘micro vzw’ moeten een dubbele boekhouding bijhouden zoals voorzien in Bijlage 7 van het KB 29 april 2019. Zij maken respectievelijk hun statuut gebruik van het micro of verkort schema.

De ‘micro vzw’ die voldoet aan de voorwaarden zoals voorzien in de wet, is gehouden tot een vereenvoudigde boekhouding, zoals bepaald in Bijlage 8 van het KB 29 april 2019.

Rapportering:

  • De ‘micro vzw’ die in aanmerking komt voor de vereenvoudigde boekhouding, moet binnen de 30 dagen na goedkeuring door de AV, de boekhouding neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank.
  • De ‘kleine vzw’ en ‘micro vzw’ die in aanmerking komt voor de volledig, dubbele boekhouding (zij het via het verkort of micro-schema), moet de jaarrekening binnen de dertig dagen, na goedkeuring van de AV, neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank en de Nationale Bank van België (NBB).
  • De ‘grote vzw’ moet een volledige dubbele jaarrekening bijhouden, die binnen de dertig dagen na goedkeuring van de AV, wordt neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank als bij de NBB.

Er moet een sociale balans worden opgesteld voor de VZW die twintig of meer VTE in dienst heeft.

Er moet een ondernemingsraad worden aangesteld indien het personeelsbestand uit 100 of meer personeelsleden bestaat.

De ‘grote vzw’ moet ook een jaarverslag opmaken en neerleggen.

Elke vzw moet jaarlijks de begroting laten goedkeuren door de AV. Het bestuursorgaan moet binnen de contouren van de begroting een financieel beleid uitstippelen.

 

Een aantal termen te duiden:

VTE: het gemiddelde van het aantal werknemers uitgedrukt in voltijdse equivalenten dat is geregistreerd in de DIMONA-databank. 

Voorbeeld

Stel je vzw heeft twee werknemers in dienst, waarvan één voor een halftijdse positie is aangenomen en de andere voor 4/5, dan worden deze twee functies bij elkaar opgeteld om tot een gemiddelde te komen voor dat welbepaald boekjaar.

 

Een aantal zaken waar men rekening mee moet houden:

  • De modellen voor de opmaak van de jaarrekening zullen worden verspreid op de website van de Balanscentrale na officiële publicatie;
  • De nieuwe aangepast modellen zullen worden aanvaard voor de neerlegging van jaarrekeningen in pdf en gestructureerd dataformaat vanaf 1 januari 2021;
  • De neerlegging van de papieren versie van de jaarrekening is niet meer mogelijk vanaf 1 januari 2020.
x

Cookies

Ce site utilise des cookies fonctionnels et non-fonctionnels. Pour le placement et les cookies non-fonctionnels, nous avons besoin de votre consentement préalable; pour les cookies fonctionnels.
Plus d'informations dans notre politique concernant de cookies.
Je suis d'accord