Wettelijke vermeldingen
De factuur is het enige document dat bij transport door de afzender moet worden afgeleverd om het transport te vergezellen. De factuur is gebonden aan wettelijke vormvereisten en eventueel de vermelding van de wetsartikelen van de vrijstelling van btw. Ontdek meer over de btw en de administratieve verplichtingen.
De aanduiding van de ontvanger moet gebeuren conform de plaatselijke identificatienormen voor natuurlijke of rechtspersonen:
- in de EU: vermelding van juiste naam en indien toepasselijk btw-nummer.
- buiten de EU: vraag aan de ontvanger hoe dat moet gebeuren.
Als een factuur geen eigendomsoverdracht (verkoop) betreft, wordt er gesproken van een pro-formafactuur. Een factuur pro forma wordt niet geregistreerd in de boekhouding. Daarop moet je vermelden: “PRO FORMA FACTUUR - NIET VOOR VERKOOP” gevolgd door de werkelijke oorzaak zoals:
- ‘alleen voor tentoonstellingsdoeleinden’ of
- ‘voor restauratiedoeleinden’ of
- ‘voor voorstellingsdoeleinden’.
Een particulier die niet btw-plichtig is, kan ook een pro-formafactuur opstellen. Bij transport onder een ATA-carnet is er in principe geen pro-formafactuur nodig.
Omschrijving van het kunstvoorwerp
De omschrijving van het kunstvoorwerp gebeurt door vermelding van:
- titel;
- kunstenaar;
- afmetingen;
- waarde van het werk.
In sommige gevallen is het kunstwerk niet in zijn geheel transporteerbaar. Dan moet het kunstwerk zowel in zijn geheel worden beschreven, als de inventaris van de onderdelen die zich bevinden in de verpakking(en). Een kunstwerk is soms niet als dusdanig herkenbaar en kan materiaal bevatten dat een eigen bestaan heeft en aldus wordt herkend (zoals een dvd-speler). De samenhang van haar componenten moet worden benadrukt.
Heeft het transport een buitenlandse bestemming? Stel je de factuur dan ook in het Engels op of (nog beter) in de taal van het land van bestemming. In bepaalde landen (zelfs Europese) is dat laatste zelfs verplicht.
Verwerk in de pro-formafactuur een foto van het kunstwerk. Door de douane kunnen op 3 momenten namelijk foto’s worden opgevraagd: bij uitklaring, onderweg en bij inklaring. Het is dus goed om altijd een foto te verwerken in de pro-formafactuur en een exemplaar van een pro-formafactuur extra klaar te hebben om bij de douanediensten te laten, zowel bij de douane van invoer als die van uitvoer.
Meerdere kunstwerken op één factuur: werkmethode
De douane-expediteur stelt douanedocumenten op basis van de (al dan niet pro forma) factuur. Ook het nazicht van de goederen gebeurt door de douane aan de hand van de factuur. Daarom moet het opstellen van een factuur met meerdere kunstwerken overzichtelijk gebeuren. Liefst met gebruik van verschillende kolommen met de vermelding van:
- Beschrijving en afmetingen van de kunstwerken.
- Individuele waarde en totale vervoerde waarde.
- Aantal eenheden en totaal: douanedocumenten vermelden alleen het totaal aantal eenheden en het soort goederen.Daarom moet de douane-expediteur een gemakkelijk en juist zicht kunnen hebben op dat aantal. Een verkeerd aantal vermelden kan problemen geven bij nazicht door de douane in eigen land bij het vertrek. Als de douane in eigen land de fout over het hoofd heeft gezien, kun je bovendien een groot probleem hebben bij de vreemde douane bij de wederuitvoer.
- Inventaris per vervoerd volume: je kunt beter de inventaris van de kunstwerken opmaken per vervoerd volume (per kist dus) en die volumes nummeren op de factuur en ook op het vervoerd volume zelf. Zo weet de douane precies wat er in elke kist zit en wordt het nazicht eenvoudiger.
Verklaring van oorsprong (alleen voor uitvoer en tijdelijke uitvoer) op de factuur
Je vermeldt beter een ondertekende verklaring van oorsprong op de factuur. Wat kunstwerken betreft, is het geen probleem altijd België te vermelden als plaats van productie. Het land van oorsprong is bepalend voor de heffing van aparte invoerrechten. België is daar redelijk van gevrijwaard (Zwitserland heft bijvoorbeeld geen invoerrechten als het land van oorsprong België is). Die verklaring kan ook op een apart document.
