Kleine VZW
Men wordt als een kleine vereniging beschouwd, indien slechts ten hoogste één van de volgende criteria van toepassing is:
- De vereniging bezit, gemiddeld over het jaar, over het equivalent van meer dan vijf voltijdse werknemers;
- De vereniging heeft in totaal meer dan 250.000 euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting op de toegevoegde waarde;
- De vereniging heeft een balanstotaal van meer dan 1.000.000 euro.
Zij voeren een vereenvoudigde boekhouding en leggen hun jaarrekening neer bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel. Deze jaarrekening bestaat uit een staat van ontvangsten en uitgaven en een toelichting. Belangrijk onderdeel van deze toelichting vormt de staat van het vermogen. Hierin dient een overzicht gegeven van alle bezittingen en schulden, als tevens van alle rechten en plichten van de vereniging. De staat van ontvangsten en uitgaven dient rechtstreeks voort te vloeien uit het dagboek van ontvangsten en uitgaven. De staat van het vermogen vloeit rechtstreeks voort uit de inventaris die men jaarlijks moet maken. Het moge duidelijk zijn dat alles in cijfers moet worden uitgedrukt en dat elke vereniging de waarderingsregels zal moeten vastleggen op basis waarvan men de componenten in geld uitdrukt.
Het model van de vereenvoudigde boekhouding voor kleine vzw's is vastgesteld door het Koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 11 juli 2003). Dit model is in wezen een kasboekhouding waarbij men alle mutaties in contacten of op rekening moet registreren.
De kleine verenigingen, in tegenstelling tot de grote en zeer grote verenigingen, moeten hun jaarrekeningen niet neerleggen bij de nationale bank. Neerlegging op de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel volstaat.
Grote VZW's
VZW's worden als grote VZW beschouwd wanneer twee van volgende grenzen overschreden zijn:
- het equivalent, gemiddeld over het jaar, van vijf voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister;
- in totaal 250.000 euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de BTW;
- een balanstotaal van 1.000.000 euro.
Is dus, bij het afsluiten van het boekjaar, aan twee van de drie bovenstaande criteria voldaan, dan zal de VZW als grote VZW worden beschouwd.
Dit brengt met zich mee dat de vereniging een volledige dubbele boekhouding zal moeten voeren en haar jaarrekeningen moet maken volgens de bepalingen van de Wet van 17 juli 1975 op de jaarrekeningen van de ondernemingen. Bijkomend moeten ze ook nog eens hun boekhouding en jaarrekening verplicht neerleggen bij de Nationale Bank van België.
Zeer grote VZW's
Voor zeer grote VZW's gaan de verplichtingen nog een stap verder. Deze verenigingen moeten net zoals de grote VZW's een handelsboekhouding voeren, maar moeten bijkomend een commissaris benoemen onder de leden van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.
